Tips voor het opstellen van een managementrapportage

Een managementrapportage kan soms lastig zijn. Heb je geen idee waar je moet beginnen? Dan helpen wij je graag aan een aantal tips. We begrijpen namelijk dat het lastig kan zijn, vooral als je dit voor het eerst doet. 

1. Ken je publiek

We vallen misschien met de deur in huis maar het is uiterst belangrijk dat je weet wie de doelgroep is van de managementrapportage. Voor wie is de rapportage bedoeld en wie verwacht je dat deze allemaal gaat lezen? Is het belangrijk dat al deze mensen de inhoud ook daadwerkelijk begrijpen? Een managementrapportage schrijven voor een voltallige directie brengt misschien een andere tone of voice met zich mee als wanneer je bijvoorbeeld schrijft voor het managementteam. En hoe belangrijk zijn details? Deze zullen voor de ene doelgroep inhoudelijker geschreven moeten worden dan voor de andere. Dit zijn dus belangrijke vragen die je gerust mag stellen aan de opdrachtgever van de rapportage. 

2. Gebruik een duidelijke opbouw

Niets vervelender dan een document wat niet goed leesbaar is. Dit geldt natuurlijk voor eventuele spel- en typfouten, de grootte van het lettertype en de gebruikte taal. Maar een duidelijke opbouw in de rapportage is vaak ook gewenst. Als je inhoudelijk van de hak op de tak springt zal je doelgroep de inhoud niet meer volgen en raak je ze misschien halverwege al kwijt. Er zijn een aantal vaste onderdelen die je aan kunt houden. Denk aan een titel, een inhoudsopgave, een inleiding en maak duidelijke kopjes. Om informatie helder aan iemand voor te leggen kun je ook gebruikmaken van een opsomming. Een samenvatting is natuurlijk ook onmisbaar, voor degene die net wat minder tijd hebben om door de rapportage heen te gaan.

managementrapportage 

3. Gebruik voldoende context

De valkuil voor het opzetten van een managementrapportage is het gebruik van teveel vaktaal. In deze rapportage vind je vaak bijvoorbeeld veel financiële informatie. Dat deze cijfers voor jou klare taal zijn wil niet zeggen dat dat voor anderen ook zo is. Daar mag je in ieder geval niet vanuit gaan. Probeer te schrijven voor een leek, dat is iemand die nog helemaal niets van het onderwerp af weet. Als je met deze bril naar je rapportage kijkt, zul je snel in de gaten krijgen bij welke onderwerpen je meer uitleg dient te geven.

4. Gebruik overzichten

Ook dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar niet iedereen denkt eraan. Om cijfers en KPI’s overzichtelijk weer te geven kun je gebruikmaken van tabellen. Op deze manier is de informatie beter behapbaar en kun je er sneller betekenis aan geven. Het biedt overzicht en zorgt ervoor dat de informatie snel duidelijk is. Je kunt er ook eventueel aan denken om alle cijfers die in de rapportage horen in een dashboard te verwerken.

Een managementrapportage is vaak een van de belangrijkste stukken die een managementteam of directie onder ogen krijgt. Beslissingen vallen of staan met de cijfers die genoemd zijn in jouw rapportage. Je schrijft een goede rapportage als de informatie duidelijk is en er niet veel vragen bestaan over de inhoud. En een laatste tip: ben open en transparant. In een managementrapportage mag geen informatie ontbreken. 

Benieuwd naar wat wij kunnen betekenen? Bekijk hier onze pakketten of neem direct contact op!

  • Blog
  • Alg. voorwaarden
  • Privacyverklaring
  • This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
  • +31 6 18475104